TL;DR
筆者は業務ツールの連携を駆使して、以下のようなことをしています。
- タスク作業時間の記録
- 作業中タスクの透明化
- 割込みタスクの管理フローを自動化
- 予定や報告の共有コストを削減
- タスクシュート(もどき)の管理
- 日々のタスクのログを取る
必要なサービス
- trello
- slack
- pomello
- automate.io
- google apps script (これだけコーディングが必要)
- chrome extension
導入・挨拶
寺師 @terashi 
です。
最近の使っているとサービスの傾向では slack , trello などのサービスがサービス内オートメーションを積極的に取り入れていますね。調べてみると、 Assna、セールスフォースなども。独自実装のお仕事オートメーションが陳腐化する前にブログ書きます！(寺師)
— 株式会社スプーキーズ 👻 (@spookiesjp) October 25, 2019
こんなツイートをしました。
自分の仕事術が陳腐化する前に、仕事自動化についてまとめます。
※基本的にはコード書いたりしなくても楽に設定できます。
設定方法は大きく端折りますので真似したい人は twitter にリプライください。
リンク
- TL;DR
- 導入・挨拶
- まずは日々の思いの丈を述べる
- 1. タスク作業時間の記録
- 2. 作業中タスクの透明化
- 3. 割込みタスクの管理フローを自動化
- 4. 予定や報告の共有コストを削減
- 5. タスクシュート(もどき)の管理
- 6. 日々のタスクのログを取る
- 最後に
まずは日々の思いの丈を述べる
- タスク管理 ・・・ やらなきゃと思いつつも面倒ですよね。
- 集中したい ・・・ 今いいですか？で集中が途切れて嫌ですよね。
- タスク駆動 ・・・ 割り込みタスクや細かいタスクで破綻しますよね。
- 作業報告 ・・・・ 作業洗い出さないといけなくて億劫ですよね。
- 何より楽したい！ ・・・ よね？
1. タスク作業時間の記録
pomello により、作業中の1タスクを 常に表示しつつ作業時間を記録します。
効果
タスク駆動を守ることで、そのタスクへかかった時間を自動で記録します。
この機能自体は割とどのタスク管理サービスでもあるかと思いますが、 pomello は画面最前面に出てくれるので、集中が逸れても復帰が容易！
詳細
1 🍅辺り何分に相当するかは、 pomello の設定で決められます。
ポモドーロ仕事術のためのツールですが、僕は 1インターバル10分として使っています。
ポモドーロ的動きはしていません。
2. 作業中タスクの透明化
google apps script により、今着手中の作業を slack status に反映します。
メンションや status 確認により slack statusが見える機能を利用したいということですね。
効果
今大丈夫〜？何してる〜？みたいな、無駄な集中インターセプトを減らせます。
(管理や依頼する側にとっては必要なんですけどね！)
これにより、作業優先度の考慮を外注することができるようになりました。
つまり「今、僕が作業を置いて話を聞くべきかどうかは、話しかけるあなたが判断してください。」ということですね。
え？判断できない？判断できないならそのまま話しかけてください。
詳細
通称GASにて、最近操作したカード名を slack status に反映するコードを書いて、1分置きに実行する設定にして実現しています。
蛇足
悲しみのあまり強く当たってしまった。ごめんよロック(@ishiyama)
3. 割込みタスクの管理フローを自動化
slack reaction により、 誰でも @terashi の trello 上に割り込みタスクを作れるようにする
効果
今すぐじゃなくていいことに割り込まれないよう積極的に先送りすることで、集中を保てます。
仕事仲間がこのリアクションを押してくれれば、タスク作成コストの外注ですね。(というかチケット駆動というのはそういうもの)
いちいちチケットを作るのが面倒だけど漏れて欲しくないお願い側と、同じくの僕との間で win-win ですね。
詳細
@terashi へタスクをお願いするときにこのリアクションを押すルールを設け、仕事仲間にお願いします。
ついでに、タスクの見積もりを自動で 10分としておきます。
タスクの切り替えとか考えたら最低でもこんぐらいかかるでしょ！って気持ちで。
もちろん、そのお願いが 60分かかりそうな見積もりであるなら、タスク切り替えのタイミングで (6) に変更しますし、明日でいいのなら今日のタスク一覧からは外しておきます。
コードレビューのような「今すぐじゃなくていいしチケット化して渡すほどじゃ無いけどタスク駆動したいもの」については効果抜群です。 見たんだけど忘れてた！というタスクを減らすことができ、お願いする側と僕とで win-win ですね。
4. 予定や報告の共有コストを削減
automate.io により、 作業予定、処理済みのタスクを slack reaction をつけることで一覧化
効果
その瞬間の作業状況が一目でわかり、かつそれが共有できます。
詳細
誰でも僕の分報チャンネルで特定のリアクションを押せば、僕の作業状況がわかります。
作業報告としても使える形にしておくことで、進捗のスクショが取れます。
(後で見返して、この時点で計画が破綻していることが分かるはずなんだからその時点でリスケしろよ！とかの反省ができるということ)
日報手書きしている場合じゃ無いぞ！
ついでに、トマトを x 10分 に変換することで、それっぽく見えるようにも整形
蛇足
zapier や automation の設定によって、特定リストへタスクが移動したらそれを slack へ連携するようにもしています。
進捗出している感(露悪的表現)、仕事している感(露悪的表現)が出ます。
slack の trello インテグレーション、ちょっとうるさいので！
5. タスクシュート(もどき)の管理
trello で上から順番にこなせばタスクシュートじゃね！？！？
ついでに、chrome extension により、作業予定時間を見えやすくする。
Agile SCRUM for Trello boards のタスクレベル機能を利用します。
効果
タスクそれぞれへの見積もりができ、総見積時間がインタラクティブに分かる。
あとどんだけ働けばいいかがわかって、やる気が出ますね。(ほんとか？)
詳細
タスク名の頭に (3) などと難易度が入力できる機能ですが、pomello の設定に合わせて (n) * 10分 として扱います。
6. 日々のタスクのログを取る
日々こなしたタスクを、別ボードに移すためのリストに移して、別ボードへ運ぶ
効果
全然あの日の記憶ないけど、何してたっけ？っていうのが分かる。
・・・仕事いっぱいしてる日と、してない日があるな？ということが分かる。
あとは見積ガバガバな日だったりの反省ができる。
詳細
automate.io により、毎朝必要なタスクと記録リストを自動で作る。 1日の終わりや始まりに、処理済みタスクを一括で記録リストに移動して、記録リストを別ボードに移動する。
反省や感想なども書き込めば、一緒にログ取れるので何気に便利。
最後に
仕事する上で、「欲しいな〜」と思った機能を増築していたらこんなことになりました。
最近は満足度高く仕事ができています。
これから自動化をしていきたい人へ
僕の環境・運用に合っていた連携は以上ですが、どういう連携機能がその人に合うかは人によります。
こういう運用ができるということを知ることで、必要な連携を考える・作っていくきっかけになれば幸いです。
ちなみに、弊社スプーキーズは業務改善活動を行う時間設けてたりします。
興味のある方は気軽に！ twitter でリプライ送るとかでいいから！
